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如何创意年会组织形式?
作者:hr 时间:2015/12/5 阅读:284次

 

如何创意年会组织形式?

 

        临近年底,我们又得开始准备一年一度的年会活动了,年会活动该如何组织才即有新意又受欢迎?着实让有些HR深感苦恼,年度总结与表彰、聚餐、晚会、抽奖、节目表演、互动游戏……似乎各种形式都玩过了,今年又该玩什么新花样?一起来探讨一下吧,请问:
1、你们去年的年会组织形式是怎样的?
2、今年的年会,你们又将打算如何组织?组织形式上将会有哪些亮点和突破?结合企业实际,请说出你们的创意设想与计划。随着领导规定 “不能铺张浪费”和时下流行的“光盘行动”,类似这些强劲的好习惯,似乎也影响到了公司领导,在例行的今年年会筹备会上,领导就明确要求,要让员工玩开心、把钱要用到刀刃上,绝不能浪费。在这一指导思想的影响下,今年年会应当会有一些创意与设想了。
1、去年年会简单回顾。
        由于去年公司整体效益不是太好,在年会组织上,主要分成总部与各分部分别进行,而且准备时间比较短、有些仓促。在总部年会上,主要以领导讲话、总结计划、晚会、抽奖、发奖、游戏等传统节目为主,虽然整体上领导和员工还比较满意,但确实缺乏创新,显得比较平淡;在各环节联系上,还存在不够顺畅、主持人掌握现场气氛略显经验不足;在一些细节上(如音响、灯光、舞台设置等)做得不够,影响整体娱乐效果;年会没有很好突出宣导公司企业文化方面的内容(其实可以在表演节目的背景墙上可以思考的);在经费上,虽然没有超过预算,但整体获奖、抽奖比例略显少;在入场退场时,略显无序与混乱,未展示公司良好形象;对公司现场服务人员的鼓励金发放上略显少,有一些抱怨。综合以上情况,在对待今年年会时,我们就有了一些新的想法和打算。
2、今年年会设想计划。
        在去年年会的总结会上,公司领导、各部门和骨干员工纷纷提出了自己的意见或建议,为更好办好今年年会,我们做了如下工作:
(1)   完善年会组织管理办法。去年年会结束放完春节长假回到公司后,HR部门就组织各部门召开了年会总结会,在听取各方面意见后,HR部门修改完善了公司年会制度,特别规定了在春节到来3个月时开始召开年会筹备会,明确年会经费预算,成立年会组委会。这从时间上、经费上保证了年会的成功举办。
(2)   今年年会筹备会的召开。上月底我们就组织召开了今年年会的筹备会,还是如去年一样总部与各分部分别举行,时间上以尽量少影响正常工作的开展,不提倡总部领导参加分部年会。会上成立了各个组委会,各组委会分设协调组、现场组、节目组、道具组、后勤组等;在总部近500人的规划上,计划拿出15万-20万左右年会经费(主要用于晚会节目、抽奖、聚餐等,不包括优秀员工、优秀团队奖)。下面再陈述各小组具体负责的内容。
(3)   节目组职责。以各部门企业文化宣传干事组成,负责节目的征集、初选、排练场地联系、评奖、发奖等,节目除歌舞、相声、小品等,还包括游戏、智力抢答等;今年准备自编自导四个以上节目,主要反映与员工平时工作、生活密切相关的真实感人的先进事迹,必须在打动表演者的基础上,让观众激动与共鸣;表演节目控制在20个以内,初步编排好这些节目与抽奖等环节的穿插,整个年会时间控制在3.5小时内。在年会到来半个月内,提请协调组和组委会对节目的观摩和审批,并制作节目单。年会后,形成本年会节目组织方面的总结送组委会。
(4)   现场组职责。现场组主要以行政后勤等人员组成,必要时抽调各部门几名临时支援。主要负责年会现场的灯光、音响、装点、餐号、餐桌分派、颁奖服务、拍照摄像、入退场指引、安保协助、奖票设计收集等,保持好与节目组、后勤组、协调组的沟通协调工作,在年会前一天接受协调组、组委会到现场的审查、指导、试听试看。年会结束对现场组工作进行及时总结送组委会。
(5)   道具组职责。主要由平时负责办公用品采购的几名人员负责,主要是协调节目组、舞台搭建等工作需要的化妆、服装道具租借或购买等,做好抽奖箱、奖票等,做好费用申请、单据保存、费用报销等,保持与现场组、节目组、协调组的沟通。年会结束对本组工作进行总结送组委会。
(6)   后勤组职责。主要由行政后勤等人员组成,主要是驾驶员、保安、前台等,统计年会人数、保障人员接送、维持现场安全、道具服装运用、现场物品清运等,保持与现场组、道具组的协调,年会前3天向协调组、组委会汇报准备情况。年会后总结本组工作送组委员。
(7)   协调组职责。主要由HR部门人员组成,负责嘉宾邀请、年会时间、现场租用、餐标确定,协调其他各组之间的事宜,无法处理时向组委会请示,年会前2天向组委员汇报本届年会各方面准备情况,接受检查、听取指导意见。年会后对本届年会整体工作进行全面总结送组委会。
(8)   目前的工作。各分部各组委会各小组都在按照既定计划进行着各项工作的准备,集团组委会保持着与各组委会的联系与沟通,不定期对一些准备工作进行着跟踪与检查,特别是各节目的准备、排练情况,当然,这些准备工作原则上是必须利用业余时间进行的。
3、今年年会几大变化。
         在相比去年年会上,今年年会经费投入更大(主要偏重抽奖)、注入节约理念(舞台、餐标会下调)、准备时间更长(比去年提前一月多)、明确节目创新(增设节目各奖项),目前来看,各分部员工参与积极性很高,愿这些变化能够带来一场令全体员工格外满意的年会。
4、扎实做好细节工作。
        年会涉及集团各分部各部门全体员工,只要哪一个分部年会举办不甚理想,都会影响整体集团年会的举办效果,所以,几万人共同做一件事,要保证成功是不容易的事,各分部组委会一定要保证“到现场、看现物、识现人”,不能只听其言,要“勤跑腿、勤动嘴”,要“多思考、多商量”,要“看到最细节的部分”,因为任何疏忽或遗漏都可能导致整个年会很大的失误。

        不管初衷多么良好、计划多么周详,都赶不上变化来得快、来得猛、来得多,很多事情都会超乎我们的想象,所以,在对待年会组织上,我们是坚持天天问、时时报,有事上奏、无事退朝,在战略上高度重视、战术上注意细致,不求百分百满意、只求精益求精。P既然来了,那就让DCA来得更猛烈些吧。
        谋事在人,成事在天,虽全力以赴,仍不能保其万全也,然尽力而为、内心无愧,足矣。
        今年年会之丑媳妇有何面貌,只等时间来检验了!时间过得还真快,一晃又到了年底,盘点一年下来的工作还没有什么成绩,回味每个月也是忙忙碌碌,这一转眼又得要筹划年会的事了。每到年底春节长假期我就特别头痛,年底不光要为年会做准备,还要担心放假期间的财产安全及员工人身安全,这就是做后勤的命呀。在我们公司是人事与行政是一起管的,不但要为人力资源头痛,还要对行政负责。年底对人力资源部门来说,就是招聘难度相对大了些,只要提前做好相应的准备工作,我想这也是可以缓解招聘的压力。员工福利之年会是避免不了,一年一次这是必须的。
   
    回归今天的主题,年会举办是否成功,也取决于公司大部分员工对年会的期望,公司多数员工希望公司会有一个什么样的年会?有些什么样的活动?有什么奖品等?只要我们HR部门在准备年会前先调查这些信息,按大多数人所希望的去筹划,这样会得到多数人的支持,我相信成功率会高很多。  在我们公司过往几年的年会都是公司内部自行举办,直接在公司厂区内搭建舞台,安装灯光,内部选拔晚会主持人,以抽奖、节日(唱歌、舞蹈、小品、朗读等等)比赛、趣味游戏等进行,主导部门做好前期的工作后还得要负责后勤事务,个个同事累得个半死,晚会效果还不好,这样的晚会,大家都是奔着抽奖而来,对整个晚会没有太大兴趣,晚会结束后再到酒店聚餐,聚餐就是为了聚餐而去。去年就直接到酒店聚餐,聚餐后就直接抽奖,员工自愿做节目,没有前期的排练,也没有前期的准备,一切都交给酒店搞定,既轻松又省事。

   传统的年会都是以搭建舞台、灯光、内部选择主持人、公司高层领导为晚会致辞、抽奖、晚会节目、趣味游戏等进行。企业效益好的企业就直接将年会承包给专业的公司来做,包括晚会舞台搭建、晚会主持、晚会节日等,整体费用相对会高,但效果还是不错的。

  年会不但是公司员工福利的体现,也是企业文化的宣传,更是优秀员工事迹的表彰,所以年会的内容不能马虎,一个成功的年会可以让公司全体员工欢聚一堂,其乐融融,感受公司企业文化的内涵,享受一年辛勤付出后的成果——抽奖。

  1)自做年会准备。舞台搭建要有企业代表性,最好就是具有独特性,尽量以节约适用为主,舞台不能过于奢华,否则会赞成不必要的浪费。在舞台是不但要具备视觉的节目,还要具备听觉的节目,节目与活动心量以开心为主。年会就是让大家辛苦了一年后要开心的吃、喝、玩、乐,当然不能过火。
 
   参会人员邀请,有外部的也有内部的,内部就是公司全体员工;外部邀请客户、供应商、员工家属、地主有兴趣参加之人士等。 

  自做年会程序,至少提前一个月进行征选晚会主持人、节目,晚会前一周确认节目筹划与预演、确定,趣味活动准备,晚会顺序安排与计划。在晚会进行过程中,要让员工一开心、二感动、三激动,开心的是必须的,除了开心还要有感动的环节,感动才能打动现场人员,感动过后就是激动。一般情况下,节目过后就是抽奖,奖品大小混合进行,最大的奖项通常是放在最后,所以最后才是最激动的时刻。

  2)承包给专业公司。对于整个年会效果来讲,专业公司对年会的舞台、灯光、节目与活动等会受欢迎些,但从费用上来说,相对会偏高一些, 但主导部门就没有什么工作量可言,只要跟进抽奖环节及协助安全事务即可,其他都可以由专业公司代办。

  3)晚会要创新,内容要丰富,奖品要多且适用。过于传统、过于陈旧的年会模式没有吸引力,也不会引起观众的注意力,晚会的创新是有必要的,所以很多企业都将年会外包给专业公司来做也就是这个原因。毕竟HR部门是非专业,但也不能完全不会。内容尽量与公司文化或产品相结合,这有非一般的效果,如用公司开发部新开发还未生产之产品走T台秀,以展示开发部的新作品,不但体现了开发部的成绩外,还提前告生产相关部门未来的新产品状况,这都是公司企业文化的一种宣传。

  奖品要多而且还要适用,奖励就要多数人能得奖,这样才能起到激励的作用。奖品除了纪念品外还需要有奖金,光有对于企业员工来说,都是来自五湖四海,如果奖品不适用就是一种浪费,也许有的人会说全部设奖金,这样会更适用,谁拿到钱都适用,钱拿到就花掉了,所以纪念品是必须要有的,纪念价值不同。纪念品的适用度要特别关注,不适用的东西就一个负担,还得要找个地方储存,适用的纪念品当员工拿到后就可以及时使用。

 4)优秀员工表彰。优秀员工表彰是放在晚会的最后,差不多就是抽奖结束时再进行的。这是提前做好评选之人员名单,由公司董事长为这些优秀人员搬奖
 

来源:人力资源
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